Como usar o Evernote para armazenar cartões de visita

Para quem costuma receber cartões de visita, um dos problemas é onde guardá-los, e depois, como usá-los. Afinal, se você estiver no escritório de um cliente, por exemplo, e precisar de informações de um cartão de visita que está guardado num fichário no seu escritório, na prática aquele cartão tornou-se inútil. Vamos ver então como você pode usar o Evernote para te ajudar com isso…

Como eu já expliquei neste artigo, o Evernote é um repositório bastante poderoso e flexível. Você pode guardar todo tipo de informação nele, incluindo imagens. É aí que entram os cartões de visita.

Como armazenar cartões de visita no Evernote

O que eu faço para armazenar os cartões de visita no repositório do Evernote é transformá-los em imagem de alguma forma. O jeito mais tradicional é usar o scanner, mas você pode usar também uma câmera fotográfica digital, ou mesmo a câmera do seu smartphone ou tablet.

Se você utilizar um scanner ou a câmera fotográfica digital, transfira as imagens para seu computador, e de lá você poderá abrir o aplicativo do Evernote. Basta então criar uma nova nota, depois arrastar e soltar as imagens dentro desta nota (veja no tópico a seguir mais informações sobre a organização das notas).

Se você possui um smartphone ou tablet com câmera digital, você pode instalar o aplicativo do Evernote nele (este aplicativo está disponível para várias plataformas), criar a nota no aplicativo e nele tirar as fotos dos cartões de visita, que serão automaticamente inseridas nas notas.

Organizando os cartões de visita

A organização que eu uso nos cartões de visita é bem simples: eu coloco todas as notas contendo os cartões de visita num único caderno, chamado Cartões de Visita.

Eu entitulo cada nota contendo os cartões de visita com o nome da pessoa e o nome da empresa. Por exemplo: Cris Ferreira – Vida Sem Papel. Se for importante mencionar o cargo ou profissão, coloque-o no título também, para ficar fácil de visualizar. Por exemplo: Cris Ferreira – Blogger do Vida Sem Papel.

A ideia com o título é torná-lo fácil de visualizar e encontrar o que eu procuro. Se as notas estiverem em uma lista (pode ser a lista de notas do caderno, ou a lista com o resultado de uma busca), basta passar o olho para encontrar o cartão de quem eu procuro.

Além do título, eu coloco tags/etiquetas em alguns cartões, para classificá-los. Por exemplo: Advogado, Médico, Designer. Desta forma, procurando por uma etiqueta, eu encontro todos os cartões que eu classifiquei com aquela palavra-chave.

Você pode colocar outras etiquetas, como a localidade, empresa (se costuma receber vários cartões da mesma empresa), etc. Lembre-se apenas de  não abusar das etiquetas (senão perde o sentido) e usar palavras-chave que não se confundam com outro conteúdo no seu repositório.

Por último, se houver alguma observação sobre aquela pessoa, eu escrevo no próprio corpo da nota. Por exemplo, se alguém que eu conheço me apresentou para esta pessoa, que me deu o cartão, eu coloco algo como “Amigo do João da Silva” ou “Recomendado pelo João da Silva”, tanto para eu me lembrar quando vir o cartão, quanto para eu poder usar quando fizer uma busca (posso colocar estas palavras no campo de busca).

O que eu não faço é escrever as informações que já estão no cartão, pois o Evernote faz um OCR em todas as imagens, e onde houver texto escrito, ele reconhece e me permite usar aquelas palavras na busca.

Conheça o Evernote Hello

A empresa Evernote também disponibiliza, além do aplicativo Evernote, outros aplicativos muito interessantes, que usam o Evernote como repositório. Um deles é o Evernote Hello, um aplicativo para smartphones específico para ajudá-lo a manter um histórico das pessoas que você conhece.

Uma das funções que ele oferece é justamente o de capturar a imagem do cartão de visitas da pessoa, fazer um OCR e gravar os dados reconhecidos na agenda, além de te permitir acrescentar informações sobre onde e como você conheceu aquela pessoa, como a localização através do GPS. Além disso, se você permitir, ele procura aquela pessoa nas redes sociais Facebook e LinkedIn.

Eu não vou entrar em muitos detalhes sobre este aplicativo neste artigo. Se você quer levar a sério esta questão de organizar seus cartões de visita no Evernote, experimente o Evernote Hello. Ele vai além do que o Evernote básico oferece, e pode ser útil para você.

É importante avisar que alguns dos recursos que eu mencionei só estão disponíveis para os clientes Premium (que pagam uma taxa mensal), mas você pode experimentá-los de graça por um período.

Como usar as informações que estão no Evernote

Como eu já expliquei em outros artigos, a grande facilidade do Evernote é que, uma vez que suas informações estejam no repositório, fica mais fácil encontrá-las. A busca do Evernote é bem poderosa (como eu mencionei, ele encontra até palavras dentro de uma imagem), e além disso você pode também navegar pelas notas dentro do caderno para encontrar o que procura.

Usando um método de organização dos cartões de visita, como o que eu expliquei, já vai ajudá-lo bastante. Mas no final das contas, se você simplesmente buscar por palavras que estão no cartão de visitas ou na nota, você o encontrará.

Se você quiser passar as informações do cartão de visitas para a agenda do seu smartphone, você poderá utilizar o Evernote Hello (se você for um assinante Premium). Existem outros aplicativos que também fazem isso, mas dá para fazer isso manualmente sem maiores dificuldades.

Normalmente eu passo para minha agenda os dados principais que eu vou precisar, e deixo a imagem do cartão no Evernote, caso precise de mais algum detalhe. Por exemplo, se houver um número de fax, eu não me preocupo em colocar na minha agenda. Mas se por algum motivo eu precisar desta informação, ela está no cartão.

Conclusão

Eu tenho escrito alguns artigos focando exemplos práticos do uso do Evernote para mostrar para você como ele é poderoso e como pode facilitar bastante a sua vida, como o artigo Como criar um livro de receitas com o Evernote. Eu espero que estes artigos sejam úteis para você.

Se você estiver gostando desta série, faça seu comentário, assim eu poderei preparar mais artigos com mais dicas de uso do Evernote.